تکنیک مدیریت زمان از زبان برایان تریسی

موفقیت در همه چیز مستلزم مدیریت زمان است. به نظر می‌رسد ساعات کافی در روز برای انجام تمام کارهایی که باید انجام دهید وجود ندارد، اما اگر می‌خواهید در مدت زمان کوتاه‌تری بیشتر از دیگران به دست آورید، باید نحوه مدیریت آن زمان را بهبود ببخشید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به نحوه برنامه‌ریزی و سازماندهی زمان خود برای فعالیت‌های مختلف اشاره دارد. ابزارها و تکنیک‌های مختلفی وجود دارد که به شما کمک می کند کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید.

در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان وجود دارد که به شما کمک می کند ۲۴ ساعت روز خود را به بهترین نحو ممکن سازماندهی و مدیریت کنید.

اهمیت مدیریت زمان

زمان با ارزش‌ترین منبع شماست. این با ارزش‌ترین چیزی است که شما دارید. زمان غیر قابل جایگزینی است و نمی‌توان آن را متوقف کرد. فقط می‌توان آن را از فعالیت‌هایی با ارزش کمتر، به فعالیت‌هایی با ارزش بالاتر تخصیص داد.

همه کارها نیاز به زمان دارد. اگر قبل از انجام هر کاری، در مورد آن فکر کنید یا برنامه‌ریزی کنید، مدیریت زمان شخصی شما را بهبود می‌بخشد و بهره‌وری‌تان را افزایش می‌دهد.

مدیریت زمان یک فعالیت یا مهارت جانبی نیست. این یک مهارت اصلی است که هر چیز دیگری در زندگی به آن بستگی دارد.

به مدیریت زمان به عنوان وسیله‌ای نگاه کنید که می‌تواند شما را از هر کجا که امروز هستید، به هر جایی که می‌خواهید در آینده باشید، ببرد. – برایان تریسی

آن قورباغه را بخور! “اولین کاری که هر روز صبح انجام می دهید این است که یک قورباغه زنده را بخورید.” – مارک تواین

«قورباغه» شما بزرگ‌ترین و مهم‌ترین وظیفه شماست، کاری که اگر کاری در مورد آن انجام ندهید احتمالاً آن را به تعویق می‌اندازید.

اگر مجبورید دو قورباغه بخورید، اول زشت ترین قورباغه را بخورید. این یک راه دیگر برای گفتن است که اگر دو کار مهم در پیش دارید، ابتدا از بزرگترین، سخت‌ترین و مهم‌ترین کار شروع کنید.

خود را منضبط کنید تا فوراً شروع کنید و سپس تا زمانی که کار کامل شود، قبل از اینکه به سراغ کار دیگری بروید ادامه دهید.

اگر اصلاً مجبورید یک قورباغه زنده را بخورید، نشستن و نگاه کردن به آن برای مدت طولانی سودی ندارد.

کلید رسیدن به سطوح بالای مدیریت زمان، عملکرد و بهره‌وری؛ این است که عادت مادام‌العمر انجام دادن وظایف اصلی خود را هر روز صبح در ابتدا ایجاد کنید.

قبل از انجام هر کار دیگری و بدون صرف زمان زیاد برای فکر کردن به آن، باید روال «قورباغه خود را بخورید» را توسعه دهید.

افراد موفق و کارآمد کسانی هستند که مستقیماً به وظایف اصلی خود می‌پردازند و سپس خود را ملزم می‌کنند تا به طور پیوسته و تنها تا زمانی که آن وظایف کامل شوند، کار کنند.

“شکست در اجرا” یکی از بزرگترین مشکلات در سازمان‌های امروزی است. بسیاری از مردم فعالیت را با موفقیت اشتباه می‌گیرند. آن‌ها مدام صحبت می‌کنند، جلسات بی‌پایان برگزار می‌کنند و برنامه‌های فوق‌العاده‌ای می‌سازند، اما در تحلیل نهایی، هیچ کس کار را انجام نمی‌دهد تا به نتایج مورد نظر برسند.

میانبری وجود ندارد.

تمرین کلید تسلط بر هر مهارتی است.

خوشبختانه ذهن شما مانند یک ماهیچه است. با استفاده، قوی‌تر و توانمندتر می‌شود. با تمرین می‌توانید هر رفتاری را یاد بگیرید یا هر عادتی را که مطلوب یا ضروری می‌دانید در خود ایجاد کنید.

“قورباغه” شما چیست؟ تکلیفی که هر روز از انجام دادن آن متنفر هستید چیست؟ هنگامی که «قورباغه» خود را انتخاب کردید، عادت کنید که هر روز صبح از خواب بیدار شوید و ابتدا آن کار را انجام دهید.

چگونه زمان را به طور موثر مدیریت کنیم

برای کسب درآمد بیشتر، باید یاد بگیرید که چگونه زمان را به طور موثر مدیریت کنید. امروزه دو منبع اصلی در دنیای کار وجود دارد که ارزش محسوب می‌شود. اول زمان و دوم معرفت.

امروزه زمان، ارز تجارت مدرن است. با استفاده از تکنیک‌های زیر برای مدیریت زمان، خود را در مسیر سریع موفقیت قرار خواهید داد.

ایجاد حس فوریت

مهم‌ترین معیار زمان، سرعت است. مهم‌ترین کیفیتی که می‌توانید با توجه به مدیریت زمان ایجاد کنید «احساس فوریت» است.

احساس اضطرار، عادت به حرکت سریع در زمانی است که فرصتی برای شما پیش می‌آید. سرعت بیشتر برای موفقیت ضروری است. همه افراد موفق نه تنها سخت، سخت وسخت کار می کنند، بلکه سریع، سریع و سریع کار می‌کنند!

دست از تعلل بردارید

به تعویق انداختن کار نه تنها دزد زمان است. بلکه دزد زندگی است. شما باید عادت مدیریت زمان را برای انجام سریع کارها ایجاد کنید. به عنوان یک قاعده کلی، کارهای کوچک باید بلافاصله و به محض ظاهر شدن انجام شوند. این عادت به اقدام سریع، شما را قادر می‌سازد تا حجم عظیمی از کار را در یک روز پشت سر بگذارید.

کار در زمان واقعی

هر زمان که ممکن است، کار خود را در “زمان واقعی” انجام دهید، به محض اینکه ظاهر شد. متمرکز بمانید و همین الان این کار را انجام دهید. شگفت‌انگیز است که چقدر می‌توانید با برداشتن یک کار و نگاه کردن به آن یا شروع آن، و سپس کنار گذاشتن آن و بازگشت دوباره و دوباره به آن، زمان را تلف کنید.

همیشه روی کاغذ فکر کنید

یک تکه کاغذ بردارید و هر کاری را که قصد انجام آن را دارید یادداشت کنید. همه چیز، حتی برنامه‌های خود را برای خوردن یک ناهار سالم و تمرین، آماده کردن شام برای خود و خانواده‌تان، همه جزئیات را در نظر بگیرید.

سپس با این سوال که از خودتان می‌پرسید، تکه کاغذ را مرتب کنید: «اگر امروز فقط می‌توانستم یک کار را در این فهرست انجام دهم، کدام یک کار را انجام می‌دادم؟»

و اگر من فقط می توانستم دو کار انجام دهم که دومی و سومی بود؟ و سپس وقتی اول صبح شروع می‌کنید،روزتان را با کار شماره یک شروع کنید و خود را ملزم کنید تا فقط روی کار شماره یک کار کنید تا کامل شود. سپس به سراغ کار شماره دو بروید.

از حواس پرتی مانند ایمیل و رسانه اجتناب کنید

چک کردن ایمیل خود در صبح، خروج از مسیر را بسیار آسان می‌کند. فقط با یک ایمیل شروع می‌شود، و قبل از اینکه متوجه شوید، چندین ساعت از روزتان می‌گذرد و هنوز کار شماره یک خود را شروع نکرده اید. تلفن خود را دور از خود یا خاموش نگه دارید تا از حواس پرتی در مهمترین کار خود جلوگیری کنید.

فهرست وظایف خود را در شب قبل تهیه کنید

آخرین راه برای اطمینان از اینکه روز بعد روزِ پرباری خواهید داشت، تهیه فهرست از اهداف و وظایف در شب قبل است.

توانایی شما برای برنامه‌ریزی خوب قبل از اقدام، معیاری از شایستگی کلی شما است. هر چه برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید، غلبه بر اهمال کاری، شروع و سپس ادامه دادن برای شما آسان‌تر است. با نوشتن اهداف خود قبل از خواب، به کارهایی که باید انجام دهید فکر می‌کنید و حتی قبل از اینکه صبح روز بعد از خواب بیدار شوید، خود را برای انجام آن‌ها آماده خواهید کرد.

هنگامی که هر روز را از قبل برنامه‌ریزی می‌کنید، لیست خود را بر اساس اولویت سازماندهی می‌کنید و به برنامه خود پایبند هستید، کار سریعتر و روان‌تر از همیشه پیش خواهد رفت. احساس قدرت و شایستگی بیشتری خواهید داشت. کارهای بیشتری انجام خواهید داد، سریعتر از آنچه فکر می‌کردید. در نهایت، شما غیرقابل توقف خواهید شد.

فهرستی از کارها بسازید

برای هر روز فهرستی از کارها تهیه کنید. وقتی در نظر می‌گیرید که چقدر برنامه‌ریزی می‌تواند در افزایش بهره‌وری و عملکرد شما مفید باشد، شگفت انگیز است که تعداد کمی از مردم آن را هر روز تمرین می‌کنند. و برنامه‌ریزی واقعاً بسیار ساده است. تنها چیزی که نیاز دارید یک تکه کاغذ و یک خودکار است.

پیچیده‌ترین فناوری‌های برنامه‌های مدیریت زمان، بر اساس همین اصل است. تهیه فهرست یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان است که می‌توانید ایجاد کنید.

عادت کنید کارهایتان را در یک دفترچه بنویسید

همیشه یک لیست برای کارهای‌تان داشته باشید. وقتی کار جدیدی پیش آمد، آن کار را به لیست‌تان اضافه کنید. اگر شما کارهایتان را براساس یک لیست کاری (ToDo List) انجام دهید، ۲۵ درصد کارایی‌تان افزایش خواهد یافت.

لیست خود را از شب قبل، در پایان روز کاری تهیه کنید. همه چیزهایی را که هنوز انجام نداده اید در لیست روز آینده خود قرار دهید و سپس هر کاری را که باید روز بعد انجام دهید اضافه کنید.

وقتی لیست خود را عصر یا شب قبل تهیه می‌کنید، ضمیر ناخودآگاه شما تمام شب هنگام خواب روی لیست شما کار می‌کند. اغلب با ایده‌ها و بینش‌های عالی از خواب بیدار می‌شوید که می‌توانید از آن‌ها برای انجام سریع‌تر و بهتر از آنچه در ابتدا فکر می‌کردید، کارتان را انجام دهید.

هرچه زمان بیشتری برای تهیه فهرست‌های مکتوب از همه کارهایی که باید انجام دهید، از قبل صرف کنید، مؤثرتر و کارآمدتر خواهید بود.

انواع کارهایی که باید در دفترچه‌تان یادداشت کنید

لیست‌های مختلفی وجود دارد که برای اهداف مختلف به آن‌ها نیاز دارید.

اول، باید یک لیست اصلی ایجاد کنید که در آن همه چیزهایی را که فکر می‌کنید می‌خواهید در آینده انجام دهید، یادداشت کنید. اینجا جایی است که شما هر ایده‌ای را که به ذهنتان می‌رسد یا هر کار یا مسئولیت جدیدی که مطرح می‌شود را به تصویر می‌کشید. سپس می‌توانید بعداً موارد را مرتب کنید.

دوم، شما باید یک لیست ماهانه داشته باشید که در پایان ماه برای ماه پیش رو تهیه می‌کنید. این لیست ممکن است حاوی مواردی باشد که از فهرست اصلی شما منتقل شده‌اند.

سوم، شما باید یک لیست هفتگی داشته باشید که در آن کل هفته خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید. این لیستی است که در هفته جاری در دست ساخت است.

در نهایت، موارد را از لیست‌های ماهانه و هفتگی خود به لیست روزانه خود منتقل می‌کنید. این‌ها فعالیت‌های خاصی هستند که قرار است در آن روز انجام دهید.

کارهای انجام شده خود را بررسی کنید

همانطور که در طول روز کار می‌کنید، هنگام تکمیل هر کدام از کارهای‌تان، لیست خود را علامت بزنید. تیک زدن کارهای انجام شده، تصویری بصری از موفقیت به شما می‌دهد. احساس موفقیت و حرکت رو به جلو را ایجاد می‌کند. دیدن اینکه خودتان در فهرست کار پیشرونده کار می‌کنید به شما انگیزه و انرژی می‌دهد. عزت نفس و اعتماد به نفس شما را بالا می‌برد. پیشرفت ثابت و قابل مشاهده شما را به جلو سوق می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا بر اهمال‌کاری غلبه کنید.

چگونه زمان را بهتر مدیریت کنیم

سه هسته وجود دارد که افراد وقت خود را در آن‌ها می‌گذرانند: مکالمات، افکار و اعمال. نحوه مدیریت زمان خود در هر یک از آن دسته بندی‌ها تعیین کننده میزان موفقیت شما در زندگی است. هیچ مقدار پول یا منابع نمی‌تواند زمان از دست رفته و تلف شده را برگرداند.

یادگیری نحوه مدیریت بهتر زمان برای داشتن یک زندگی کامل و حرفه‌ای موفق بسیار مهم است. مواردی که در زندگی روزانه خود زمان و توجه بیشتری به خود می‌طلبد را ارزیابی کنید. تعیین اینکه کدام وظایف به بیشترین زمان نیاز دارند اولین قدم در ساختن یک برنامه برای بهره‌وری بیشتر است.

چگونه می‌توانم از زمانم بهتر استفاده کنم؟

بسته به کاری که انجام می‌دهید، زمان به کندی یا به سرعت می‌گذرد. اگرچه ممکن است در طول روز مشغول باشید، اما این به معنای بهره وری نیست. با مدیریت عاقلانه‌تر زمان، زمان تلف شده در روز را به حداقل می‌رسانید و بهره‌وری خود را افزایش می‌دهید.

فهرستی از مهمترین وظایف ایجاد کنید و برای هر کار زمان اختصاص دهید. مشخص کردن زمان انجام هر کاری، یک هدف قابل پیش‌بینی ایجاد می‌کند و انرژی و بهره‌وری شما را حفظ می‌کند. در هر کاری، از وقفه‌های کوتاه غافل نشوید. کار کردن با نهایت توان، بهره‌وری شما را کاسته و شما را بی‌انگیزه می‌کند. کارهایی را که غیرضروری هستند و نیاز زمان زیادی برای انجام دارند، حذف کنید.

داشتن یک هدف مشخص، زمان سازماندهی شده برای کار، و تعیین زمان برای رفع فشار و بلاتکلیفی، شما را شادتر می‌کند و کمک می‌کند زمان خود را عاقلانه‌تر مدیریت کنید.

منبع: وب‌سایت برایان تریسی